WIDYA PUSTAKA

Laporan Stock Opname Bahan Pustaka

Preservasi dan konservasi bahan pustaka merupakan sebuah tugas yang harus dilakukan sebagai upaya untuk menjaga bahan pustaka tetap dalam kondisi utuh dan selalu siap dimanfaatkan oleh pemustaka yang membutuhkannya. Preservasi adalah upaya pencegahan yang dilakukan oleh pengelola perpustakaan dengan menghindarkan bahan pustaka dari kerusakan, kehilangan, dan lainnya yang bisa berdampak negatef terhadap bahan pustaka. Sementara konservasi adalah upaya yang dilakukan pasca terjadinya suatu persoalan yang timbul terhadap bahan pustaka tersebut.

Salah satu kegiatan preservasi yang lazim dilakukan dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah cacah ulang atau stock opname bahan pustaka. Cacah ulang merupakan kegiatan menghitung kembali seluruh catatan tentang bahan pustaka yang dimiliki dan dicocokkan dengan data pendukung yang ada sehingga diperoleh informasi atau keterangan mengenai jumlah dan kondisi riil dari koleksi saat ini.

Metode Stock Opname yang Dipakai

Mengutip dari sebuah teori untuk kegiatan cacah ulang atau stock opname dapat menggunakan metode atau cara pencocokan dengan daftar pembelanjaan atau pengadaan, Sulistyo Basuki (1999) dalam Yulia Yuyu (2009). Metode atau cara ini dilaksanakan dengan cara mencocokkan semua bahan pustaka yang ada dengan daftar pengadaan yang pernah dilakukan, sehingga akan diketahui kesesuaian jumlah serta kondisi bahan pustaka yang pernah dibeli oleh perpustakaan. Metode atau cara ini dipilih karena perpustakaan Widya Pustaka belum pernah memiliki catatan atau buku inventaris bahan pustaka yang biasa dipakai oleh pengelola perpustakaan dalam melakukan kegiatan cacah ulang.

Waktu Pelaksanaan 

Tanggal 20 Maret 2023  sampai dengan 6 April 2023.

Hasil Stock Opname

Berikut adalah hasil kegiatan cacah ulang bahan pustaka di Perpustakaan Widya Pustaka:

 Tabel 1. Data aset buku perpustakaan sebelum cacah ulang 

Tabel 2. Data aset buku setelah cacah ulang

 Tabel 3. Data aset buku yang tidak ditemukan 

 Tabel 4. Buku yang ditemukan dalam kondisi rusak 

 Tabel 5. Data buku yang sudah usang dan masuk usulan weeding 

 Tabel 6. Daftar buku yang masuk dalam harus direvisi pengolahannya 

Tim Pelaksana

 Tabel 7. Daftar pelaksana kegiatan cacah ulang 

Hambatan dan Solusi

Hambatan

Berikut adalah beberapa masalah atau kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan cacah ulang bahan pustaka di Perpustakaan Widya Pustaka:

1. ​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Bahan pustaka masih ada yang dipinjam dan belum dikembalikan
2. Perpustakaan belum memiliki buku induk perpustakaan yang dapat dijadikan acuan pelaksanaan kegiatan cacah ulang dan pengolahan bahan pustaka
3. Perpustakaan sebelumnya mengizinkan pemustaka yang akan meminjam bahan pustaka secara mandiri menuliskannya secara manual di buku peminjaman.

Solusi

1. Membuat surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan cacah ulang
2. Membuat surat tagihan kepada seluruh pemustaka yang masih memiliki tanggungan pinjaman koleksi perpustakaan
3. Pengelola perpustakaan berkomunikasi langsung dengan para pemustaka melalui dan mengkonfirmasi tentang pinjaman
4. Pengelola perpustakaan memaksimalkan data hasil  cacah ulang dan menggunakannya sebagai sumber penyusunan buku induk.

Kesimpulan

Bahan pustaka yang mengalami kerusakan, hilang, serta revisi pengolahan perlu segera mendapatkan tindak lanjut. Dapat dilakukan usul penghapusan atau dapat pula dilakukan penggantian. Sedangkan untuk pembuatan buku induk perpustakaan menggunakan Google Spreadsheet dan share link akan memudahkan semua pihak yang membutuhkan data dan informasi mengenai bahan pustaka di perpustakaan dapat secara langsung mengaksesnya.

Saran

Kegiatan cacah ulang bahan pustaka perlu dijadwalkan kembali secara periodic agar pemantauan bahan pustaka tetap terus dapat dilakukan dan antisipasi terhadap kemungkinan yang terjadi. Maksimal dilaksanakan dalam waktu 3 tahun sekali kegiatan.